SAU KHI CHĂM SÓC HƠN TRĂM KHÁCH HÀNG: NHỮNG NGƯỜI CÓ NĂNG LỰC KHI TRẢ LỜI EMAIL ĐỀU CÓ MỘT THÓI QUEN

Click xem:240

Tôi để ý thấy, những người giỏi khi trả lời email đều có chung một đặc tính. Sau đây là một vài quan sát và kinh nghiệm của tôi sau khi đã chăm sóc hơn trăm khách hàng trong thời gian công tác.
 
Trong cuộc sống nếu chúng ta thiếu mất “sự liên lạc” thì ắt hẳn mọi việc không thể nào tiến hành suôn sẻ được. Phương thức liên lạc đang ngày càng tiến bộ, công cụ liên lạc cũng ngày càng phát triển hơn, cuộc sống chúng ta không ngừng thay đổi và trở nên dễ dàng hơn.
 
 
 
Tôi cho rằng, nếu bạn muốn thành công thì cần phải theo kịp tốc độ của xã hội hiện tại chứ không còn lựa chọn nào khác. Có một số người biết rõ rằng việc này là điều cần làm, nhưng khi bắt tay vào thực hành thì lại không thể đạt được kết quả như mong muốn. Ví như, rõ ràng bạn có thể dùng những phương thức liên lạc khác nhau, nhưng lại cứ cố tình lựa chọn cách gọi điện thoại. Như vậy không những khiến bạn không theo kịp tiến độ mà còn làm mất thời gian của hai bên.

1/ Người hay gọi điện thoại thường ít khi xuất chúng
 
Về căn bản, việc trao đổi email ngày càng phổ biến là vì người ta biết rằng việc gọi điện thoại sẽ làm mất thời gian của đôi bên, nên mới đổi sang hình thức văn bản.
 
Xin bỏ qua cho tôi, tôi cảm thấy rằng những người thường xuyên gọi điện thoại thì ít có khả năng là những người làm được việc. Tôi chỉ gọi điện khi mình có hẹn với khách hoặc khi bị lạc đường mà thôi. Hoặc chỉ khi có những tình huống xảy ra bất ngờ, tôi cần phải thông báo trực tiếp với đối phương thì mới chọn cách gọi điện thoại.
 
Có người sau khi gửi mail xong sẽ gọi điện cho đối phương để thông báo, nhưng đây có lẽ đã bị xem là một bước dư thừa rồi. Mặc dù trước đây cách làm này là thể hiện sự lễ phép, nhưng hiện nay trừ khi đó là việc mà bạn cần đối phương phải xác nhận ngay lập tức, nếu không thì bạn chỉ đang tốn thời gian mà thôi.
 
Email ra đời là để tiết kiệm thời gian của cả hai bên, nhưng nếu ta còn phải mất thời gian cho việc áp dụng cả hai phương thức liên hệ, thì ý nghĩa của email sẽ không còn đúng nữa.

2/ Những người giỏi thường ghi nội dung email rất súc tích
 
Tôi cho rằng mục đích của việc viết email thì quan trọng nhất là “truyền tải chính xác” hơn là “hướng dẫn chi tiết”.
 
Nếu đó là email về công việc, bạn chỉ cần trình bày những nội dung súc tích gãy gọn là được. Đương nhiên nội dung thư không nên viết quá dong dài, nếu là những vấn đề liên quan đến văn bản dài, bạn chỉ cần viết thông báo ngắn trong phần nội dung email và tải thêm tập tin đính kèm là cách tốt nhất.
 
Dù sao việc đọc nội dung email dài thườn thượt thường sẽ khó khăn hơn so với việc đọc bản word hoặc power point có cùng nội dung.
Vì sao những người giỏi thường hay viết email súc tích? Tôi cho rằng:
 
Mỗi email nên chỉ bàn luận một chủ đề riêng biệt. Như các vấn đề liên quan đến lịch trình là một bức email, các vấn đề dự tính là một bức email, chia theo chủ đề để gửi email cho đối phương. Như vậy khi đối phương hồi âm cũng sẽ dễ dàng hơn nhiều.
 
Ví như trong một bức email có tổng cộng 4 nội dung, nhưng 3 trong 4 vấn đề đó có thể trả lời ngay lập tức, còn 1 vấn đề đang cần xem xét. Trong trường hợp này, thường người ta cần phải đợi xác nhận xong vấn đề thứ 4 mới tiến hành hồi âm.
 
Nếu chỉ vì 1 vấn đề chưa giải quyết mà làm trì trệ 3 công việc còn lại thì thật lãng phí thời gian. Cho nên ta cần phải linh hoạt trong phần viết nội dung để có thể giải quyết sự việc một cách nhanh chóng.
 
Ngoài ra, tiêu đề email là phần bắt buộc phải điền. Bạn có thể viết tiêu đề dựa trên lập trường của đối phương.
 
Nếu bạn giữ tâm thế “Chỉ cần truyền đạt hết những nội dung mình muốn nói là được”, thì chẳng khác nào ứng cử viên không hiểu tâm trạng của người bỏ phiếu vậy, từ đó việc trao đổi sẽ trở nên rất khó khăn.
 
Email không cần phải có câu chào hỏi thời gian, cũng không nên quá 10 dòng. Lời khuyên của tôi là, vừa bắt đầu là viết ngay kết luận, câu chữ gãy gọn súc tích, không nên nối quá nhiều liên từ để tránh câu chữ dài dòng.
 

Nah (Nguồn: managertoday.com.tw)

Nhiều hơn